งานบทที่3

ตัวอย่างข้อมูลของร้านสะดวกซื้อ

( ข้อ 1 )  ขั้นตอนการประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิคส์แบ่งได้กี่วิธี อะไรบ้าง

ตอบ  การประมวลผลข้อมูลด้วยเครื่องอิเล็กทรอนิกส์  (EDP : Electronic Data Processing) หมายถึงการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ นั้นเอง  ลักษณะงานที่เหมาะสมต่อการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์  คือ งานที่มีปริมาณมาก ๆ, ต้องการความถูกต้องรวดเร็ว, มีขั้นตอนในการทำงานซ้ำ ๆ กัน เช่น งานบัญชี งานการเงิน งานทะเบียนประวัติและงานสถิติ เป็นต้น,มีการคำนวณที่ยุ่งยากและสลับซับซ้อน เช่น งานวิจัยและวางแผน งานด้านวิศวกรรมศาสตร์ เป็นต้นการประมวลผลข้อมูล สามารถแบ่งออกเป็น  3 ขั้นตอน ดังนี้
     1.   ขั้นเตรียมข้อมูล (lnput) เป็นการจัดเตรียมข้อมูลที่รวบรวมมาแล้วให้อยู่ในลักษณะที่สะดวกต่อการประมวลผล แบ่งเป็นขั้นตอนย่อย ๆ ดังนี้
ก. การลงรหัส(Coding) คือ การใช้รหัสแทนข้อมูลจริง ทำให้ข้อมูลอยู่ในรูปแบบที่สะดวกแก่การประมวลผล ทำให้ประหยัดเวลาและเนื้อที่ รหัสอาจเป็นตัวเลขหรือตัวอักษรก็ได้ เช่น ข้อมูลเกี่ยวกับเพศ ให้รหัส 1 แทนเพศชาย รหัส 2 แทนเพศหญิง เป็นต้น
ข. การตรวจสอบแก้ไขข้อมูล (Editing) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความเป็นไปได้ของข้อมูล และปรับปรุงแก้ไขเท่าที่จะทำได้หรือคัดข้อมูลที่ไม่ต้องการออกไป เช่น คำตอบบางคำตอบขัดแย้งกันก็อาจดูคำตอบจากคำถามข้ออื่น ๆ ประกอบ แล้วแก้ไขตามความเหมาะสม
ค. การแยกประเภทข้อมูล (Classifying) คือการแยกประเภทข้อมูลออกตามลักษณะงานเพื่อสะดวกในการประมวลผลต่อไป เช่น แยกตามคณะวิชา แยกตามเพศ แยกตามอายุ เป็นต้น
ง. การบันทึกข้อมูลลงสื่อ (Media) ที่เหมาะสม หมายถึง การจัดเตรียมข้อมูลให้อยู่ในสื่อ หรืออุปกรณ์ที่อยู่ในรูปที่เครื่องคอมพิวเตอร์สามารถเข้าใจ และนำไปประมวลได้ เช่น บันทึกข้อมูลลงในจานแม่เหล็ก หรือเทปแม่เหล็ก เพื่อนำไปประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์ต่อไป

1.        ขั้นตอนการประมวลผล  (Processing) เป็นวิธีการจัดการกับข้อมูล โดยนำข้อมูลที่เตรียมไว้แล้วเข้าเครื่อง แต่ก่อนที่เครื่องจะทำงานต้องมีโปรแกรมสั่งงาน ซึ่งโปรแกรมเมอร์(Processing) เป็นผู้เขียน เครื่องคอมพิวเตอร์จะทำการประมวลผลจนกระทั่งได้ผลลัพธ์ออกมาและยังคงเก็บไว้ในเครื่องขั้นตอนต่าง ๆ อาจเป็นดังนี้
ก. การคำนวณ (Calculation) ได้แก่ การคำนวณทางคณิตศาสตร์ เช่น การบวก ลบ คูณ หาร และทางตรรกศาสตร์ เช่น การเปรียบเทียบค่าต่าง ๆ
ข. การเรียงลำดับข้อมูล(Sorting) เช่น เรียงข้อมูลจากน้อยไปมาก หรือมากไปน้อยหรือเรียงตามตัวอักษร A ถึง Z เป็นต้น
ค. การดึงข้อมูลมาใช้(Retrieving) เป็นการค้นหาข้อมูลที่ต้องการเพื่อนำมาใช้งาน เช่น ต้องการทราบยอดหนี้ของลูกค้าคนหนึ่ง หรือต้องการทราบยอดขายของพนักงานคนหนึ่ง เป็นต้น
ง. การรวมข้อมูล (Merging) เป็นการนำข้อมูลตั้งแต่ 2 ชุด ขึ้นไปมารวมเป็นชุดเดียวกัน เช่น การนำเอาเงินเดือนพนักงาน รวมกับเงินค่าล่วงเวลา จะได้เป็นเงินที่ต้องจ่ายให้แก่พนักงาน

จ. การสรุป (Summarizing) เป็นการรวบรวมข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมดให้อยู่ในรูปแบบสั้น ๆ กะทัดรัดตามต้องการ เช่น การสรุปรายรับรายจ่าย หรือ กำไรขาดทุน
ฉ. การสร้างข้อมูลชุดใหม่ (Reproducing) เป็นการสร้างข้อมูลชุดใหม่ขึ้นมาจากข้อมูลเดิม
ช. การปรับปรุงข้อมูล (Updating) คือ การเพิ่มข้อมูล (Add) การลบข้อมูล (Delete)  และ การเปลี่ยนค่า (change) ข้อมูลที่มีอยู่ให้ทันสมัยอยู่เสมอ

2.       ขั้นตอนการแสดงผลลัพธ์ (Output) เป็นงานที่ได้หลังจากผ่านการประมวลผลแล้วเป็นขั้นตอนในการแปลผลลัพธ์ที่เก็บอยู่ในเครื่อง ให้ออกมาอยู่ในรูปที่สามารถเข้าใจง่ายได้แก่ การนำเสนอในรูปแบบรายงาน เช่น แสดงผลสรุปตารางรายงานการบัญชี รายงานทางสถิติ รายงานการวิเคราะห์ต่าง ๆ หรืออาจแสดงด้วยกราฟ เช่น แผนภูมิ หรือรูปภาพสรุปขั้นตอนการประมวลผลด้วยเครื่องคอมพิวเตอร์

( ข้อ 2 ) จงเรียงลำดับโครงสร้างข้อมูลจากขนาดเล็กไปใหญ่พร้อมอธิบายความหมายของโครงสร้างข้อมูลแต่ละแบบ

ตอบ  รูปแบบของการจัดระเบียบของข้อมูล ซึ่งมีอยู่หลายรูปแบบ  ประกอบด้วยโครงสร้างพื้นฐานที่ลำดับจากหน่วยที่เล็กที่สุดไปยังหน่วยที่ใหญ่ขึ้นตามลำดับต่อไปนี้

1.1 บิท (Bit : Binary Digit) คือหน่วยของข้อมูลที่เล็กที่สุดที่เก็บอยู่ในหน่วยความจำภายในคอมพิวเตอร์ ซึ่ง Bit จะแทนด้วยตัวเลขหนึ่งตัว คือ 0 หรือ 1 อย่างใดอย่างหนึ่ง เรียกตัวเลข 0 หรือ 1 ว่าเป็น บิท 1 บิท

1.2 ไบท์ (Byte) คือหน่วยของข้อมูลที่นำบิทหลายๆบิทมารวมกัน แทนตัวอักษรแต่ละตัว เช่น A, B, …, Z, 0, 1, 2, … ,9 และสัญลักษณ์พิเศษอื่นๆ เช่น $, &, +, -, *, / ฯลฯโดยตัวอักษร 1 ตัวจะแทนด้วยบิท7 บิท หรือ 8 บิทซึ่งตัวอักษรแต่ละตัวจะเรียกว่า ไบท์ เช่น ตัว A เมื่อเก็บอยู่ในคอมพิวเตอร์จะเก็บเป็น 1000001 ส่วนตัว B จะเก็บเป็น 1000010 เป็นต้น

1.3 เขตข้อมูล (Field) คือ หน่วยของข้อมูลที่เกิดจากการนำตัวอักขระหลายๆตัวมารวมกัน เป็นคำที่มีความหมาย

1.4 ระเบียน (Record) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำเขตข้อมูลหลายๆ เขตข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน หรือค่าของข้อมูลในแต่ละเขตข้อมูล

1.5 แฟ้มข้อมูล (File) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำระเบียนหลายๆ ระเบียนที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน

1.6 ฐานข้อมูล (Database) คือ หน่วยของข้อมูลที่มีการนำแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูล ที่มีความสัมพันธ์กันมารวมกัน

( ข้อ 4 ) จงอธิบายความแตกต่างระหว่างการประมวลผลข้อมูลแบบแบชและแบบเรียลไทม์

ตอบ  4.1  การประมวลผลแบบแบช  (Batch  Processing)   คือการประมวลผลข้อมูลที่ได้ทำการเก็บรวบรวมไว้เป็นชุดข้อมูล  แล้วจึงนำส่งข้อมูลเหล่านั้นไปทำการประมวลผลข้อมูลพร้อมกันทั้งหมด  ทีเดียวซึ่งระยะเวลาในการเก็บรวบรวมข้อมูลเอาไว้เพื่อรอการประมวลผล  อาจจะเป็นรายวัน  รายสัปดาห์  รายเดือน  หรือรายปี  เป็นต้น  เช่นการประมวลผลการเสียภาษีประจำปี   การคิดดอกเบี้ยเงินฝากของธนาคาร

4.2  การประมวลผลแบบเรียลไทม์  (Real - Time Processing)  คือ  การประมวลผลทันทีทุกครั้งที่มีการส่งข้อมูลเข้าสู่ระบบ  บางทีอาจจะเรียกว่า  การประมวลผลแบบ  Transaction  Processing   เช่น  ระบบเงินฝาก  -  ถอนเงินด้วย  ATM  ของธนาคาร  ระบบสำรองที่นั่งในเครื่องบิน  ระบบการตัดยอดสินค้าคงคลังทุกครั้งที่มีการสั่งซื้อสินค้าจากลูกค้า  เป็นต้น

การประมวลผลข้อมูลทั้งสองวิธีขึ้นอยู่กับลักษณะการทำงานของระบบว่ามีความจำเป็นมากน้อยเพียงใดที่จะต้องทำการประมวลผลทันทีหรือสามารถเก็บรวบรวมข้อมูลไว้เป็นกลุ่มก่อนแล้วจึงทำการประมวลผลพร้อมกันทีเดียว  เช่น  การประมวลผลการเสียภาษี  จะทำการประมวลผล  1  ปีต่อครั้ง  เนื่องจากการคิดภาษีเป็นการคิดจากรายได้ตลอดปี  แต่การตัดยอดบัญชีเงินฝากของลูกค้าจำเป็นที่จะต้องทำการประมวลผลทันทีทุกครั้งที่มีการฝากหรือถอนเงิน  ทั้งนี้เพื่อทราบยอดคงเหลือที่ลูกค้ามีอยู่ ณ  ปัจจุบัน  เป็นต้น โดยการประมวลสองแบบนี้จะต่างกันตรงที่แบบแบช จะเก็บรวบรวมข้อมูลที่เกิดขึ้นแล้วนำมาประมวลผลภายหลังจะเหมาะสมกับงานที่ต้องการประมวลผลเป็นกลุ่มเพื่อลดค่าใช้จ่ายส่วนการประมวลผลแบบเรียลไทม์เป็นการประมวลผลทันทีที่เกิดการเปลี่ยนแปลง และรายงานให้ผู้ใช้ทราบทันทีเหมาะสมกับงานที่จะใช้ระบบแบ่งเวลา เนื่องจากสามารถใช้งานได้พร้อมกันหลายๆ คน